Archivale des Monats Oktober 2023

Vom Aktenleihverkehr zur Dokumentenbereitstellung

Seit nun 125 Jahren existiert das Vorarlberger Landesarchiv und ebenso lange benötigen Dienststellen des Landes sowie des Bundes schon Dokumente aus dem Archiv zur Erledigung ihrer Amtsgeschäfte.

Bereits in der ersten Ordnung für das Vorarlberger Landesarchiv, die im Oktober 1908 vom Landtag beschlossen wurde, wurde geregelt, dass Archivalien zum amtlichen Gebrauche vom Landesausschusse, von den Landes-, staatlichen und kirchlichen Behörden entlehnt werden können. Dieser amtliche Aktenleihverkehr blieb im Wesentlichen über 100 Jahre unverändert bestehen, nur die kirchlichen Behörden fielen bald weg. Die Entlehnungen wurden in Ausleihbüchern, später in einer Datenbank, dokumentiert. Doch diese Praxis der Aktenausleihe führte regelmäßig zu Problemen. Immer wieder waren Akten, die an Dienststellen ausgeliehen wurden, rechtswidrig weitergeführt worden oder in Verstoß geraten. In einer Dienststelle sind bis heute über 100 ausgeliehene Akten nicht mehr auffindbar oder man will dem Landesarchiv keine Auskunft über deren Verbleib erteilen.

Mit der Archivordnung für das Vorarlberger Landesarchiv von 2016 setzte eine längst notwendige Änderung ein. Diese sieht die Einsichtnahme vor Ort im Landesarchiv und die Zurverfügungstellung mittels Reproduktion (Scan) als Standard vor, die Ausleihe an Dienststellen hingegen als die Ausnahme. Seitdem ist die Zahl der an Dienststellen ausgeliehenen Akten stetig zurückgegangen, gleichzeitig hat die Zurverfügungstellung per Scan stark zugenommen. Von den Aktenanfragen der Landesverwaltung konnten 2022 73% durch Scans, 25% durch Zugang vor Ort im Landesarchiv und nur noch 2% durch Aktenleihe erledigt werden.

| Clemens Andreasch

Quelle: VLA, Archivregistratur, Ausleihbuch 1997 bis 2001.

Weitere Quellen:

• Ordnung für das Vorarlberger Landesarchiv in Bregenz (Stenographische Sitzungsberichte, 9. Vorarlberger Landtag, 5. Session 1908, 12. Sitzung 12. Oktober 1908, Beilagen 57 A).
• Ordnung für das Archiv des Landes Vorarlberg. Beschluss des Vorarlberger Landtages vom 10. August 1933 (LGBl 32/1933).
• Ordnung für das Vorarlberger Landesarchiv (ABl 5/1998).
• Archivordnung für das Vorarlberger Landesarchiv (Erlass der Vorarlberger Landesregierung auf Grund des § 11 Abs. 6 des Archivgesetzes, LGBl 1/2016, zuletzt geändert durch LGBl 37/2018).

Literatur:

• Jahresbericht des Vorarlberger Landesarchivs 2022 (Kleine Schriften des Vorarlberger Landesarchivs 49). Bregenz 2023.
• Ulrich Nachbaur, Statut und Benützungsordnung des Vorarlberger Landesarchivs (Kleine Schriften des Vorarlberger Landesarchivs 12). Bregenz 2009.